Google Calendar e la tua sala: una sola verità per la reception
Sincronizza le prenotazioni confermate con il calendario che il team già consulta. Meno doppia agenda su carta e sul telefono.
La reception guarda Google Calendar sul telefono. La direzione guarda il pannello prenotazioni. L'allestimento ha un foglio in sala. Tre agende = slot venduti due volte o feste «fantasma» che nessuno ha preparato.
Se la prenotazione online è la fonte di verità, deve riflettersi dove il team lavora già — spesso Google Calendar.
Cosa guadagna il business
- Meno «è libero sabato?» guardando posti diversi.
- Evento con ora, sala e titolo riconoscibile nel calendario condiviso.
- Coordinamento con animatori o catering esterno (export mentale più semplice).
Come impostarlo per sale
Alcuni locali usano un calendario per sala; altri uno per sede. Configurate la sincronizzazione in modo coerente con come davvero dividete l'edificio.
Non sostituisce il pannello prenotazioni
Google Calendar è una vista comoda; il dettaglio (caparra, extra, telefono del genitore) resta nel software di prenotazioni. Non cercate di gestire prezzi o pacchetti solo da Calendar.
Buone pratiche
- Chi blocca manualmente in Calendar deve rifletterlo nel sistema (o viceversa).
- Formazione di 15 minuti al team: «se non è nel pannello, non esiste».
- Controllare il fuso orario del locale (evita feste all'ora sbagliata).
Correlati: chiusure e festivi nel calendario, e promemoria via email nel pannello Comunicazioni.